就労ビザ申請の際は、なぜその外国人を雇うことにしたのかを説明する書類を会社側が作成して提出する必要があります。それが「雇用理由書」です。雇用理由書にはさまざまな呼び方があり、「採用理由書」「申請理由書」「理由書」などと言われることもあります。どれも意味は同じです。

なぜ雇用理由書が必要なのか

入管（出入国在留管理庁）のホームページでは、就労ビザ申請のための必要書類リストの中に雇用理由書は含まれていません。そこに書かれているのは「最低限この書類がないと申請を受理できない」というものだけだからです。

確かに、雇用理由書はどんな場合にも必須の書類というわけではありません。雇用理由書を提出しなくても許可が出ることはあります。

しかし、ビザ申請の専門家である行政書士の立場から言わせてもらうと、基本的には雇用理由書を作成することをおすすめします。私がクライアントから依頼を受けて就労ビザ申請を行う際には、原則として雇用理由書を作成することにしています。

なぜなら、就労ビザ申請では書類審査しかないからです。その外国人が就労ビザを取得できるということを説明する手段は書類しかないのです。もちろん必要書類はほかにも用意するのですが、説明が足りないことでこちらの意図が伝わらなかったり、誤解される恐れもあります。それを防ぐためにも、どういう理由でその外国人を雇用するのかということを雇用理由書で説明することにしているのです。

雇用理由書の必須項目

雇用理由書の具体的な書き方には、細かい決まりがあるわけではありません。書類作成をサポートする行政書士の間でも、人によって書き方が違ったりします。ただ、書かなくてはいけない要素や、書いた方がいい要素は共通しています。

雇用理由書において必須なのは「その外国人の採用を決めた理由」「就労ビザの要件を満たしていることの説明」「具体的な業務内容」といったことです。それ以外にも、会社や本人の基礎情報、会社の事業内容や経営状況についての説明などを入れる場合もあります。

雇用理由書だけで説明が足りないという場合には、事務所内を撮影した写真、会社案内、カタログ、業務に関連する資料などを用意することもあります。

まとめると、就労ビザ申請では、入管の審査官がそこにある書類だけを見て就労ビザの要件を満たすという判断ができるようにすることが大切です。

雇用理由書の書き方やどんな書類が必要なのかということがわからない場合には、行政書士などの専門家に相談してください。当事務所では、電話・メールでの簡単なご相談は無料で受け付けています。